Le bilan de mes actions 2004-2007

A la suite de deux audits de la fonction informatique qui traduisaient un fonctionnement critiquable, il a été décidé en 2003 la création d'une Direction des Systèmes d'Information et d'un service dédié pour ses achats et son contrôle de gestion.
Le service achats et contrôle de gestion a été constitué à partir de 2004 à mon recrutement.
(cf. ma présentation, pour mieux comprendre)
Le constat objectif de la gestion du département SI a été fait ensuite au cours de l'été 2006 dans le cadre d'un nouvel audit réalisé par la Chambre Régionale des Comptes dont le rapport vient d'être publié. Lire le rapport de la CRC.
> L'écart entre les deux rapports montre l'ampleur du travail effectué pour atteindre un niveau normal de bonnes pratiques notamment en terme d'achats et de gestion financière.
Ce niveau de bonnes pratiques a été atteint en partie grâce au travail du service dont j'ai assuré la responsabilité et pour lequel j'ai pris en charge personnellement les tâches suivantes

au niveau de la gestion RH :

• organisation des missions de l'équipe initiale (3 personnes), intégration de trois personnes supplémentaires en 2005 et formation
  
• recrutements et formation de collaborateurs pour des missions temporaires (suivi budgétaire, mise à niveau des déclarations à la CNIL, administration des contrats, traitement des factures)
• maintien de la continuité de service
  
• soutien et valorisation de l'équipe

L'augmentation de la taille de l'équipe (3>7) est liée à la rénovation profonde du système d'information du CG et à l'élargissement du périmètre de responsabilités (achats IT, y compris la partie télécom et téléphonie)

au niveau de l'organisation du service

• conception du carnet des appels d'offres, du portefeuille des contrats et mise en place d'indicateurs de suivi
  
• mise en place d'un référentiel achats dsi : processus appels d'offres/ commandes/factures ; et gestion en configuration des modèles de contrat, dans l'esprit d'un système qualité
  
• conception de modèles excel évolués :

- pour la préparation budgétaire (permettant une présentation budgétaire organisationnelle, comptable ou par projets)
- pour la planification prévisionnelle détaillée des jalons administratifs

• formation des chefs de projets de la DSI pour la préparation des appels d'offres et la prévision budgétaire

au niveau du contrôle de gestion

• réduction des coûts de maintenance du parc de PC de 200 K€ en budget annuel
  

• réduction des dépenses de téléphonie de 900 K€ en budget annuel. Cette importante mesure résulte de la réorganisation complète de la fonction "téléphonie" décidée par la direction générale. La réduction des dépenses est donc le résultat du travail de l'équipe projet (de l'analyse de l'existant jusqu'à la sélection des opérateurs, en passant par la mise en place des indicateurs de suivi et le contrôle des coûts, notamment dans la phase de migration)
  
• prise en compte des coûts induits dans l'analyse des offres pour tous les appels d'offres
• mise en place d'indicateurs (activité, délais, coûts des projets)
• contrôle des responsabilités des différents acteurs dans la conduite des achats

au niveau du support aux projets :

• de nombreux projets ont été conduits en trois ans, selon une démarche urbanisée et structurée par le DSI. Ces projets couvrent un large éventail fonctionnel, lié aux très nombreux métiers du conseil général (l'aide sociale, l'équipement des collèges,...) ou aux besoins techniques d'infrastructure. Des projets importants ont également été conduits dans le cadre de l'amélioration des processus de gestion (renouvellement du SIRH, dématérialisation des procédures d'appel d'offres,...)
• j'ai participé peu ou prou à tous ces projets, au niveau de l'ingénierie contractuelle, pour la rédaction des cahiers des charges et contrats, ou des négociations avec les fournisseurs
• les projets les plus importants sont ceux liés aux métiers du secteur social (incluant une forte assistance à maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'oeuvre) et au renouvellement du SIRH (2 M€ en coûts directs).